論文報告之Word十大秘技

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許多人在寫論文或報告時常常會遇到一些word操作上的問題,
基於最近的好心情,使我佛心來也,決定分享一些技巧給需要的人。

一、不同風格頁碼並存
二、段落符號和換行符號的差異
三、首行縮排與定位點操作
四、大綱與目錄的設置
五、圖表目錄的設置
六、善用快速鍵
七、清除格式
八、上下標文字
九、複製格式功能
十、插入浮水印

一、不同風格頁碼並存

論文的首頁不會有頁碼,然後從摘要到目錄都是羅馬數字的頁碼(I、II、III、IV)
內文的部分則是用阿拉伯數字頁碼(1、2、3、4)
其實這用分節符號就可以做到。
如下圖所示,點選?[插入]?>?[分隔設定],在分節符號中選擇?[下一頁],然後按確定。
如此游標會跳到下一頁,整份文件就會拆成兩節,前一節和後一節的頁碼不會有關連。
依此類推,可以拆成N節,每節都可以使用獨立的頁碼。

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接著在剛剛插入分節符號的後面插入羅馬數字的頁碼,如此第一頁會出現阿拉伯數字1的頁碼,
第二頁的起始頁碼則會以I、II、III、IV開始。
之後如果想再加阿拉伯數字頁碼,再插入分節符號如法泡製即可。
(第一頁word會雞婆地自動跑出頁碼,在插入頁碼的地方把?[第一頁顯示頁碼]?取消即可)

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二、段落符號和換行符號的差異

Word裡面有段落符號和換行符號,平常按?[Enter]?會出現段落符號?004-1,代表一個段落的結束;
而按?[shift] + [Enter]?則會出現換行符號?004-2?,代表強制一行的結束,千萬別搞錯。

在頁面上按右鍵選擇?[段落]?會跳出下圖視窗,[行距]?代表每一行的高度,
[與前段距離]?或?[與後段距離]?代表段落之間的間隔高度。
[文件格線被設定時,貼齊格線]?預設會打勾,但是因為該功能會把行距拉得很開,排版會很醜,因此強烈建議取消
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三、首行縮排與定位點操作

每個段落的開始可以按?[Tab]?鍵自動縮排,不需要手動打兩個空白,如下圖游標處所示。
上面的倒三角形是段落中首行的定位點,按了?[Tab]?之後,首行會跳兩個全型字距離的縮排。
段落定位點則是整個段落的左右邊界,按住滑鼠左鍵拖拉可以進行整段的縮排調整。

有時候在處理表格內的縮排很麻煩,用滑鼠總是拉不到自己想要的位置,
其實這是word貼齊格線的功能在作梗,其實只要按住?[Alt]?鍵,就可以自由拖拉移動了。

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四、大綱與目錄的設置

首先要介紹大綱功能,在工作區按滑鼠右鍵會出現下拉式選單,選擇大綱就會出現右下圖的工具列。
圈選想設為標題的文字,例如?”第一章 緒論”?,然後選擇?[階層1]?,如果是 “節” 的話,選擇?[階層2],依此類推。
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通常設為標題的格式,我們會希望整篇文章都會是統一的,
為了不浪費時間去檢查或更正每個標題的格式,可以使用樣式功能。
按了左下圖的雙A圖示後,會出現右下圖的?[樣式與格式],請圈選你想要設定格式的文字,然後點選?[新樣式]。

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點選?[新樣式]?按鈕後,會跳出下圖的對話框。這時候可以填入自己取的樣式名稱,例如?”標題_章”?。
[樣式根據]?可以使用Word預設的標題功能,如標題1代表最大的標題。
[供後續段落使用之樣式]?代表按?[Enter]?之後那一行的樣式,建議選擇?[內文]。
下面可以設定中文或英文字型、段落或者是文字的大小,所有設定的格式會顯示在下一行。(第2個紅色方框)
建議勾選[自動更新]?,之後如果更改樣式,所有套用該樣式的文字也會自動更改。
樣式設定之後,其他標題可以圈選,然後按右邊的樣式列表中的項目直接套用樣式。

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所有標題都設定好後,就可以來插入目錄了。把游標移到要插入目錄的地方,
選擇?[插入] > [參照] > [索引及目錄]

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跳出?[索引及目錄]?後,挑選?[格式],如果是書面報告的話記得把?[使用超連結代表頁碼]?取消。
然後點選?[選項],把其他不相干的取消掉,
我們使用的是?[大綱階層],故勾選之按兩次?[確定]?後,插入目錄即完成。

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五、圖表目錄的設置

 

圖表目錄我們不使用?[插入標號]?的方式,因為那樣子有可能會出現 “表 肆-三-1” 的囧狀,而且每次格式都要重改,很麻煩。
一個比較好的方法是使用樣式來作為目錄的依據,
不過缺點是圖片的標號順序不會自己改,所以儘量完稿後再來做這件事。
基本上表和圖的原理都是一樣的,所以在此僅介紹表。

如下圖所示,先圈選表的名稱,然後建立新樣式,命名為?”表樣式”,
[樣式根據]?請選擇?[(無樣式)],然後其他格式就依需求設置。
設定好後按確定,其他張表的標題也都套用剛剛所設定的?”表樣式”,全部設好後再插入表目錄。

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接下來將游標移到想插入表目錄的地方,選擇?[插入] > [參照] > [索引及目錄]?功能,選擇?[圖表目錄]。
選擇想要顯示的格式,書面報告請把?[使用超連結代替頁碼]取消把?[含標籤及數字]?取消
點選?[選項]?會跳出右邊的對話框,請把?[樣式]?勾起來,然後選擇?”表樣式”,按兩次?[確定]後,即完成表目錄的製作。

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六、善用快速鍵

接下來介紹Word裡常用的快速鍵,
因為M$的東西常常會當掉,所以隨時按[Ctrl]+[S]?儲存檔案是相當重要的
Word裡有很多功能不需要勞煩到我們的滑鼠大哥,
其實鍵盤小弟也是可以效勞的。

功能 快速鍵
存檔 〔Ctrl〕 + 〔S〕
開啟舊檔 〔Ctrl〕+〔O〕
列印 〔Ctrl〕+〔P〕
全選 〔Ctrl〕 + 〔A〕
複製 〔Ctrl〕 + 〔C〕
剪下 〔Ctrl〕 + 〔X〕
貼上 〔Ctrl〕 + 〔V〕
粗體 〔Ctrl〕 + 〔B〕
斜體 〔Ctrl〕 + 〔I〕
底線 〔Ctrl〕 + 〔U〕
置左 〔Ctrl〕 + 〔L〕
置中 〔Ctrl〕 + 〔E〕
置右 〔Ctrl〕 + 〔R〕
復原 〔Ctrl〕 + 〔Z〕
取消復原 〔Ctrl〕 + 〔Y〕
尋找 〔Ctrl〕 + 〔F〕
取代 〔Ctrl〕 + 〔H〕

七、清除段落或換行符號

有時候從其他地方貼文章到Word,會有不少多餘的段落或換行符號,手動刪除太浪費時間,
此時可以用?[Ctrl] + [H]?或工具列上的?[編輯] > [取代]?叫出文字取代功能。
在?[尋找目標]?的地方填入 “^p” (段落符號) 或?”^l“?(換行符號),
[取代為]?的地方維持空白,然後按?[取代]?或?[全部取代],這些段落或換行符號就會被刪除了。
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八、上下標文字

如果要輸入像21的公式時要如何處理?
這時候可以先用游標選取要變成上標或下標的文字,然後按滑鼠右鍵選擇?[字型],如下圖所示。
然後勾選?[效果]?區的?[上標],按?[確定]?即可。

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九、複製格式功能

相同的格式要一個一個設是一件無聊又費時的工作,其實可以使用?[複製格式]?功能來加速作業。
先選取要複製格式的文字,在工具列上按下油漆刷的圖示,如下圖。
然後滑鼠游標就會變成25的樣子,然後再選取想要套用格式的內容即可。

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十、插入浮水印

浮水印其實很簡單,在工具列中選擇?[格式] > [背景] > [列印浮水印],會跳出一對話框。
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在?[列印浮水印]?的對話框中,選擇?[圖片浮水印],剩下的項目依照需求調整,按?[確定]?即可。
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